Es ist eine Situation, die niemand erleben möchte: Du hast Zeit, Geld und Mühe in eine beglaubigte Übersetzung investiert, nur um dann von der Behörde zu hören: "Diese Übersetzung können wir leider nicht akzeptieren." Die Frustration ist verständlich – besonders wenn wichtige Fristen für deine Bewerbung, Einbürgerung oder andere amtliche Angelegenheiten auf dem Spiel stehen.
Aber keine Sorge! In diesem Blogbeitrag erklären wir dir, warum beglaubigte Übersetzungen manchmal abgelehnt werden und – noch wichtiger – was du dagegen tun kannst.
Inhaltsübersicht
Definition beglaubigter Übersetzungen
Bevor wir zu den Problemen kommen, ist es wichtig zu verstehen, was eine beglaubigte Übersetzung überhaupt ist:
Eine beglaubigte Übersetzung ist eine Übersetzung, die von einem staatlich ermächtigten Übersetzer angefertigt und durch einen Beglaubigungsvermerk mit Stempel und Unterschrift offiziell bestätigt wurde. Sie bestätigt die inhaltliche und sprachliche Richtigkeit der Übersetzung.
Die 3 häufigsten Stolpersteine bei der Behördenvorlage
Hier erfährst du, woran Behörden besonders häufig Anstoß nehmen:
Falsche Übersetzerqualifikation
Ein häufiger Fallstrick: Die Person, die deine Übersetzung angefertigt hat, besitzt keine staatliche Ermächtigung. Anders als bei normalen Übersetzungen reicht für beglaubigte Versionen keine einfache Sprachschule oder ein zweisprachiger Freund – selbst wenn diese hervorragende Sprachkenntnisse haben.
Tabellen-Chaos und Layout-Probleme
Besonders bei akademischen Dokumenten wie Zeugnissen oder Transcripts wird oft die Struktur vernachlässigt. Wenn deine Noten in einer unübersichtlichen Textpassage statt in einer klar gegliederten Tabelle präsentiert werden, kann die Behörde die Informationen nicht richtig zuordnen.
Die Fachbegriff-Falle
Gerade bei rechtlichen oder medizinischen Dokumenten kann ein falsch übersetzter Fachbegriff alles zunichtemachen. Ein typisches Beispiel: Die Übersetzung von ausländischen Berufs- oder Bildungsabschlüssen. Die wörtliche Übersetzung eines "Bachelor of Engineering" als "Junggeselle der Ingenieurwissenschaft" mag technisch korrekt sein – ist aber natürlich unsinnig.
Schritt-für-Schritt: Was tun, wenn deine beglaubigte Übersetzung abgelehnt wurde?
Wenn du bereits eine Ablehnung erhalten hast, hier die konkreten Schritte, die du jetzt gehen solltest:
Den genauen Grund erfragen
So gehst du vor:
- Kontaktiere die Behörde per Telefon oder E-Mail
- Notiere dir den Namen deines Ansprechpartners
- Bitte um eine schriftliche Begründung der Ablehnung
- Frage nach spezifischen Anforderungen für eine akzeptierte Übersetzung
Dokument nachbessern lassen
Bei formalen Mängeln:
- Übermittle dem Übersetzer alle Informationen
- Lasse die korrigierte Version zusenden (digital und als Hardcopy)
- Überprüfe die neue Version auf Vollständigkeit
- Reiche die korrigierte Übersetzung bei der Behörde ein
Bei inhaltlichen Fehlern:
- Stelle sicher, dass der Übersetzer alle Korrekturen verstanden hat
- Bitte um eine vollständige Neuübersetzung wenn nötig
- Überprüfe die neue Version sorgfältig, bevor du sie einreichst
Neue Übersetzung anfertigen lassen
Wenn die Mängel gravierend sind oder der ursprüngliche Übersetzer nicht qualifiziert war, ist manchmal eine komplett neue Übersetzung der schnellste Weg.
So gehst du vor:
- Suche einen nachweislich ermächtigten Übersetzer (siehe Bestellprozess unten)
- Teile dem neuen Übersetzer mit, warum die vorherige Übersetzung abgelehnt wurde
- Übermittle alle notwendigen Dokumente in bester Qualität
- Bitte um einen Express-Service, wenn Fristen drängen
- Überprüfe die neue Übersetzung vor der Einreichung
So vermeidest du Probleme von Anfang an
Mit diesen Tipps stellst du sicher, dass deine beglaubigte Übersetzung von Anfang an akzeptiert wird:
Wähle einen qualifizierten Übersetzer
Prüfe die Qualifikation:
- In der Datenbank der Landgerichtsbezirke (öffentlich zugänglich)
- Über die Webseite des Bundesverbands der Dolmetscher und Übersetzer (BDÜ)
- Durch Einsicht in die Ermächtigungsurkunde des Übersetzers
Kommuniziere den Verwendungszweck
So machst du es richtig:
- Informiere den Übersetzer schriftlich über den genauen Zweck der Übersetzung
- Nenne die Behörde, bei der das Dokument eingereicht werden soll
- Frage nach spezifischen Anforderungen für diesen Zweck
- Kläre, ob zusätzliche Beglaubigungen (z.B. Apostille) notwendig sind
Liefere qualitativ hochwertige Originale
So bereitest du deine Dokumente vor:
- Stelle sicher, dass alle Seiten vollständig sichtbar sind
- Achte darauf, dass Stempel, Siegel und Unterschriften gut erkennbar sind
- Füge bei mehreren Dokumenten eine klare Nummerierung hinzu
Überprüfe die fertige Übersetzung
Checkliste zur Kontrolle:
- Sind alle Seiten des Originals übersetzt? (Vergleiche die Seitenzahlen)
- Sind Name, Geburtsdatum und andere persönliche Daten korrekt?
- Sind Stempel und Unterschrift des Übersetzers gut erkennbar?
- Wurde das Originaldokument korrekt beschrieben?
Qualitätsmerkmale einer korrekten beglaubigten Übersetzung
Eine korrekte beglaubigte Übersetzung sollte diese Merkmale aufweisen:
Formale Vollständigkeit
- Beglaubigungsvermerk mit genauem Wortlaut
- Stempel des ermächtigten Übersetzers
- Eigenhändige Unterschrift (keine digitale Signatur)
- Datumsangabe
Inhaltliche Genauigkeit
- Präzise Übersetzung aller relevanten Inhalte
- Korrekte Wiedergabe von Fachbegriffen
- Vermerke zu unübersetzbaren Elementen (z.B. Wappen, bestimmte Stempel)
Strukturelle Klarheit
- Nachvollziehbare Wiedergabe der Struktur des Originals
- Klare Kennzeichnung von Überschriften, Abschnitten, Tabellen
- Bei Zeugnissen: Beibehaltung der Noten- und Fächerstruktur
Professionelle Gestaltung
- Sauberes Layout ohne Tippfehler
- Einheitliche Formatierung
- Hochwertige Papierqualität
- Sichtbare und gut lesbare Stempel und Unterschriften
Anwendungsfälle mit Beispielen
Beispiel 1: Ablehnung einer Geburtsurkunde-Übersetzung beim Standesamt
Situation: Maria möchte in Deutschland heiraten und reicht ihre übersetzte ausländische Geburtsurkunde beim Standesamt ein. Die Übersetzung wird abgelehnt.
Problem: Der Übersetzer hatte das Wasserzeichen und einen Randvermerk auf der Originalurkunde nicht übersetzt.
Lösung: Maria kontaktierte den Übersetzer, der eine vollständige Neuübersetzung mit allen Elementen anfertigte. Diese wurde vom Standesamt akzeptiert.
Beispiel 2: Abgelehnte Zeugnisübersetzung bei einer Universität
Situation: Ahmed bewirbt sich für einen Master in Deutschland und reicht seine übersetzten Zeugnisse ein. Die Universität lehnt die Übersetzung ab.
Problem: Die Notenübersetzung war nicht korrekt. Der Übersetzer hatte das ausländische Notensystem nicht erläutert, sodass der Vergleich mit dem deutschen System nicht möglich war.
Lösung: Ahmed beauftragte einen auf akademische Dokumente spezialisierten Übersetzer, der eine neue Übersetzung mit Erläuterung des Notensystems und einem Vergleich zur deutschen Skala anfertigte.
Bestellprozess bei Beglaubigung24
Bei uns bekommst du garantiert anerkannte beglaubigte Übersetzungen. So funktioniert der Bestellprozess:
Why customers trust us
Frequently asked questions
Bei kleineren formalen Mängeln kann die Korrektur oft innerhalb von 1-2 Werktagen erfolgen. Bei inhaltlichen Fehlern oder wenn eine Neuübersetzung nötig ist, solltest du mit 3-5 Werktagen rechnen.
Nein, nur staatlich ermächtigte Übersetzer dürfen in Deutschland beglaubigte Übersetzungen anfertigen – unabhängig von deinen Sprachkenntnissen.
Standesämter, Ausländerbehörden und Universitäten haben oft besonders hohe Anforderungen. Auch bei internationalen Dokumenten für Apostillen sollte man besonders sorgfältig sein.
Die rechtliche Anerkennung digitaler beglaubigter Übersetzungen variiert je nach Behörde. Viele Behörden akzeptieren mittlerweile digitale Versionen, andere bestehen weiterhin auf Originale in Papierform. Im Zweifelsfall frage vorher bei der Behörde nach.
Für die internationale Anerkennung benötigst du meist eine zusätzliche Beglaubigung in Form einer Apostille oder Legalisation.
Die Kosten entsprechen in der Regel denen einer normalen beglaubigten Übersetzung. Manche Anbieter gewähren jedoch einen Rabatt, wenn du die abgelehnte Übersetzung vorlegst.
Was Kunden über die Erfahrung mit uns sagen:
"Für meine Einbürgerung brauchte ich eine beglaubigte Übersetzung meiner Geburtsurkunde. Die erste Übersetzung wurde vom Standesamt abgelehnt. Bei Beglaubigung24 bekam ich innerhalb von nur 3 Tagen eine neue Übersetzung, die problemlos akzeptiert wurde. Der Kundenservice war extrem hilfreich und hat mir genau erklärt, was bei der ersten Übersetzung gefehlt hat."
"Als ich kurzfristig alle meine Zeugnisse für eine Bewerbung an der Uni Frankfurt übersetzen lassen musste, hat mir Beglaubigung24 wirklich geholfen. Eine vorherige Übersetzung wurde von der Uni abgelehnt, weil die Notenskala nicht korrekt erklärt wurde. Beglaubigung24 hat das Problem sofort verstanden und eine perfekte Übersetzung geliefert, die ohne Probleme akzeptiert wurde."
