Du sitzt beim Notar, der Gesellschaftsvertrag liegt vor dir. Der Notar blättert durch deine Unterlagen, prüft deinen Reisepass mit der beglaubigten Übersetzung, wirft einen Blick auf den Finanznachweis. Dann nickt er, du unterschreibst, und wenige Wochen später steht deine GmbH im Handelsregister. Kein zweiter Termin, keine Nachfragen, keine Verzögerungen. Genau so läuft es, wenn du von Anfang an die richtigen Dokumente dabei hast.
- ✓ Du erfährst genau, welche Dokumente der Notar und das Handelsregister von dir verlangen
- ✓ Du weißt, welche Übersetzungen beglaubigt sein müssen und warum
- ✓ Du verstehst den kompletten Gründungsprozess von der Vorbereitung bis zur Eintragung
- ✓ Du vermeidest typische Fehler, die deine Gründung verzögern
Das brauchst du für die GmbH-Gründung in Deutschland
- Reisepass (beglaubigte Übersetzung ins Deutsche)
- Gesellschaftsvertrag (notariell beurkundet, bei ausländischen Gesellschaftern: beglaubigte Übersetzung)
- Finanznachweis über Stammkapital (mindestens 25.000 €, bei ausländischen Banken: beglaubigte Übersetzung)
- Vollmacht (falls du einen Vertreter beauftragst, notariell beglaubigt)
- Aufenthaltstitel mit Arbeitserlaubnis oder Selbstständigenvisum
- Geschäftsadresse in Deutschland (Gewerbemietvertrag oder Firmensitz-Service)
- Gewerbeanmeldung (nach Handelsregistereintragung)
- Steuernummer vom Finanzamt
Hinweis: Als Nicht-EU-Bürger brauchst du alle ausländischen Dokumente in beglaubigter deutscher Übersetzung. Das Handelsregister und der Notar akzeptieren keine einfachen Übersetzungen.
Von vereidigten Übersetzern. Mit Stempel und Unterschrift.
Unsere Übersetzer sind beim deutschen Gericht vereidigt. Jede Übersetzung enthält den Beglaubigungsvermerk, die handschriftliche Unterschrift und den offiziellen Stempel mit Registrierungsnummer. Genau so, wie es Notare und das Handelsregister verlangen.
Akzeptiert von:
So gründest du deine GmbH: Der komplette Prozess
Schritt 1: Aufenthaltstitel klären
Bevor du gründest, brauchst du das Recht, in Deutschland selbstständig zu arbeiten. Als Nicht-EU-Bürger benötigst du entweder ein Selbstständigenvisum nach § 21 Aufenthaltsgesetz (AufenthG) oder einen Aufenthaltstitel mit Arbeitserlaubnis. Beantrage das bei der deutschen Auslandsvertretung in deinem Heimatland oder bei der Ausländerbehörde, falls du bereits in Deutschland bist. Ohne diesen Titel darfst du keine GmbH gründen.
Schritt 2: Dokumente vorbereiten und übersetzen lassen
Sammle alle Dokumente und lass sie beglaubigt übersetzen. Dein Reisepass braucht eine beglaubigte Übersetzung, damit der Notar deine Identität zweifelsfrei feststellen kann. Falls du Finanznachweise von einer ausländischen Bank hast, brauchst du auch dafür eine beglaubigte Übersetzung des Finanzdokuments. Hast du bereits einen Gesellschaftsvertrag in deiner Heimatsprache, lass auch diesen beglaubigt übersetzen.
Schritt 3: Gesellschaftsvertrag erstellen
Der Gesellschaftsvertrag (auch Satzung genannt) regelt alles Wichtige über deine GmbH: Firmennamen, Geschäftsführer, Stammkapital, Geschäftsanteile. Ein Anwalt oder Notar kann dir dabei helfen. Der Vertrag muss laut § 3 GmbHG folgende Pflichtangaben enthalten: Firma und Sitz der Gesellschaft, Gegenstand des Unternehmens (was macht die Firma?), Höhe des Stammkapitals (mindestens 25.000 €) und die Verteilung der Geschäftsanteile.
Schritt 4: Geschäftskonto eröffnen und Stammkapital einzahlen
Eröffne ein deutsches Geschäftskonto auf den Namen der Gesellschaft (in Gründung). Zahle mindestens die Hälfte des Stammkapitals ein, also mindestens 12.500 €. Die Bank stellt dir einen Einzahlungsnachweis aus. Diesen brauchst du beim Notar, denn ohne Nachweis über das eingezahlte Stammkapital gibt es keine notarielle Beurkundung.
Schritt 5: Notartermin vereinbaren
Der Notar beurkundet deinen Gesellschaftsvertrag. Ohne notarielle Beurkundung keine GmbH. Das schreibt § 2 GmbH-Gesetz (GmbHG) vor. Bring zum Termin mit: deinen Reisepass (Original und beglaubigte Übersetzung), den Gesellschaftsvertrag (Entwurf), den Finanznachweis über das eingezahlte Stammkapital (mit beglaubigter Übersetzung, falls von ausländischer Bank) und eine Vollmacht (falls jemand anderes für dich unterschreibt). Der Notar prüft die Dokumente, du unterschreibst, und der erste große Schritt ist getan. Die Notarkosten liegen bei etwa 300 bis 800 €, je nach Stammkapital.
Schritt 6: Handelsregister-Anmeldung
Der Notar meldet deine GmbH beim zuständigen Handelsregister an. Das ist das Amtsgericht am Firmensitz. Das Handelsregister prüft alle Unterlagen. Das dauert in der Regel 1 bis 4 Wochen. Wenn alles passt, wird deine GmbH eingetragen und erhält eine Handelsregisternummer. Ab diesem Moment existiert deine GmbH offiziell als juristische Person.
Schritt 7: Gewerbeanmeldung
Sobald die GmbH im Handelsregister steht, meldest du das Gewerbe beim Gewerbeamt an. Das kostet zwischen 20 und 60 € und geht in vielen Städten online. Das Gewerbeamt informiert automatisch das Finanzamt, die IHK und andere zuständige Stellen.
Schritt 8: Steuernummer beantragen
Das Finanzamt schickt dir nach der Gewerbeanmeldung einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Füll ihn vollständig aus und schick ihn zurück. Dann bekommst du deine Steuernummer. Damit kannst du Rechnungen schreiben und dein Geschäft offiziell starten.
Diese Dokumente brauchst du und warum sie beglaubigt sein müssen
Passport
Social contract
Finanznachweis (Kontoauszug, Bankbestätigung)
Power of attorney
Aufenthaltstitel / Visum
Diese Behörden und Gesetze sind wichtig
Die GmbH-Gründung ist in Deutschland streng reguliert. Das sorgt für klare Strukturen und Vertrauen im Geschäftsleben, bedeutet aber auch, dass du die Vorschriften genau einhalten musst.
Wichtige Gesetze
GmbH-Gesetz (GmbHG): Regelt alles rund um die GmbH-Gründung, Stammkapital, Geschäftsführung und Haftung. § 2 GmbHG schreibt vor, dass der Gesellschaftsvertrag notariell beurkundet werden muss. § 3 GmbHG legt die Pflichtangaben im Gesellschaftsvertrag fest.
Handelsgesetzbuch (HGB): Regelt die Eintragung ins Handelsregister. Erst mit der Eintragung entsteht die GmbH als juristische Person.
Aufenthaltsgesetz (AufenthG): § 21 regelt das Selbstständigenvisum für Nicht-EU-Bürger. Ohne passenden Aufenthaltstitel darfst du in Deutschland keine selbstständige Tätigkeit ausüben.
Gewerbeordnung (GewO): Regelt die Gewerbeanmeldung. Jeder, der in Deutschland ein Gewerbe betreibt, muss es beim Gewerbeamt anmelden.
Wichtige Behörden
Notar: Beurkundet den Gesellschaftsvertrag und meldet die GmbH beim Handelsregister an. Der Notar prüft alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
Handelsregister: Ein öffentliches Verzeichnis beim Amtsgericht. Hier werden alle GmbHs eingetragen. Das Handelsregister prüft die Unterlagen und trägt deine Gesellschaft offiziell ein. Zuständig ist das Amtsgericht am Firmensitz.
Ausländerbehörde: Erteilt Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis für Nicht-EU-Bürger. Kläre hier zuerst deinen Aufenthaltsstatus, bevor du mit der Gründung beginnst.
Gewerbeamt: Nimmt die Gewerbeanmeldung entgegen. Nach der Handelsregistereintragung musst du hier dein Gewerbe anmelden.
Finanzamt: Vergibt die Steuernummer. Zuständig für Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer deiner GmbH.
IHK (Industrie- und Handelskammer): Pflichtmitgliedschaft für Gewerbetreibende. Du zahlst Beiträge, erhältst aber auch Beratung und Unterstützung.
Warum beglaubigte Übersetzungen?
Das Handelsregister und der Notar akzeptieren nur deutsche Dokumente oder beglaubigte Übersetzungen durch vereidigte Übersetzer. Einfache Übersetzungen, auch von professionellen Übersetzern, werden abgelehnt. Die beglaubigte Übersetzung bestätigt offiziell, dass die Übersetzung korrekt und vollständig ist. Der vereidigte Übersetzer übernimmt damit die Verantwortung für die Richtigkeit.
Diese Fehler solltest du vermeiden
Viele Gründer denken, eine normale Übersetzung reicht aus. Tut sie nicht. Das Handelsregister und der Notar verlangen beglaubigte Übersetzungen durch vereidigte Übersetzer. Ohne diese wird deine Anmeldung abgelehnt und du verlierst wertvolle Zeit. Lass deinen Reisepass und andere Dokumente von Anfang an beglaubigt übersetzen.
Du musst mindestens die Hälfte des Stammkapitals (12.500 € bei 25.000 € Stammkapital) vor der Anmeldung beim Handelsregister einzahlen. Manche Gründer zahlen zu spät oder zu wenig ein. Dann blockiert das Handelsregister die Eintragung. Lass dir von der Bank eine Einzahlungsbestätigung ausstellen und bring sie zum Notar mit.
Als Nicht-EU-Bürger brauchst du einen gültigen Aufenthaltstitel mit Arbeitserlaubnis, BEVOR du die GmbH gründest. Ohne diesen darfst du keine selbstständige Tätigkeit ausüben. Kläre das zuerst mit der Ausländerbehörde oder der deutschen Auslandsvertretung in deinem Heimatland.
Deine GmbH braucht eine offizielle Geschäftsadresse in Deutschland. Ein Postfach reicht nicht aus. Das Handelsregister und das Finanzamt brauchen eine ladungsfähige Anschrift. Wenn du keine eigene Adresse hast, kannst du einen Firmensitz-Service oder ein Business Center nutzen.
Der Gesellschaftsvertrag muss die Pflichtangaben nach § 3 GmbHG enthalten: Firma, Sitz, Unternehmensgegenstand, Stammkapital und Geschäftsanteile. Fehlt etwas davon, lehnt das Handelsregister die Eintragung ab. Lass den Vertrag von einem Anwalt oder Notar prüfen, bevor du zum Beurkundungstermin gehst.
Von der Notarbeurkundung bis zur Handelsregister-Eintragung vergehen oft 2 bis 6 Wochen. Plane genug Zeit ein, besonders wenn du auf die Eintragung angewiesen bist, zum Beispiel für Geschäftsabschlüsse oder eine Visa-Verlängerung. Bestell deine Übersetzungen rechtzeitig, damit du beim Notar keine Zeit verlierst.
Wie lange dauert es und was kostet es?
Zeitplan
Aufenthaltstitel beantragen: 4 bis 12 Wochen, je nach Auslandsvertretung oder Ausländerbehörde. In manchen Ländern kann es auch länger dauern. Beginne damit so früh wie möglich.
Dokumente übersetzen lassen: 3 bis 4 Werktage für die Standardlieferung. Mit Express bekommst du das PDF innerhalb von 24 Stunden (Montag bis Freitag). Das Original mit Stempel und Unterschrift kommt zusätzlich per Post.
Geschäftskonto eröffnen: 1 bis 3 Wochen. Manche Banken sind schneller, andere brauchen länger für die Prüfung ausländischer Dokumente.
Notartermin: Terminvereinbarung dauert oft 1 bis 2 Wochen. Der Termin selbst dauert etwa 1 bis 2 Stunden.
Handelsregister-Eintragung: 1 bis 4 Wochen nach der Notarbeurkundung. In Ballungsgebieten kann es etwas länger dauern.
Gewerbeanmeldung: 1 bis 3 Tage, oft sofort möglich.
Steuernummer: 2 bis 4 Wochen nach Einreichung des Fragebogens.
Gesamtdauer
Vom ersten Schritt bis zur vollständig gegründeten GmbH mit Steuernummer solltest du etwa 2 bis 4 Monate einplanen. Wenn du den Aufenthaltstitel noch beantragen musst, kann es entsprechend länger dauern.
Kosten im Überblick
Notarkosten: etwa 300 bis 800 €, abhängig vom Stammkapital
Handelsregister-Gebühren: etwa 150 bis 300 €
Gewerbeanmeldung: 20 bis 60 €
Stammkapital: mindestens 25.000 € (davon mindestens 12.500 € bei Gründung einzuzahlen)
Beglaubigte Übersetzungen: abhängig von Dokumenttyp und Sprache. Sieh deinen genauen Preis auf der Produktseite.
Diese Übersetzungen brauchst du
Häufige Fragen zur GmbH-Gründung als Nicht-EU-Bürger
Ja, das ist möglich. Du brauchst allerdings einen passenden Aufenthaltstitel, der dir erlaubt, in Deutschland selbstständig zu arbeiten. Das kann ein Selbstständigenvisum nach § 21 AufenthG sein oder ein anderer Aufenthaltstitel mit entsprechender Arbeitserlaubnis. Kläre das zuerst mit der Ausländerbehörde oder der deutschen Botschaft in deinem Heimatland.
Nicht unbedingt. Du kannst jemanden mit einer notariell beglaubigten Vollmacht beauftragen, für dich zu handeln. Diese Person kann dann beim Notar den Gesellschaftsvertrag in deinem Namen unterschreiben. Die Vollmacht muss allerdings bestimmte Anforderungen erfüllen und, falls sie nicht auf Deutsch ist, beglaubigt übersetzt werden.
Der Notar muss deine Identität zweifelsfrei feststellen. Bei einer einfachen Übersetzung kann er nicht sicher sein, dass sie korrekt ist. Eine beglaubigte Übersetzung von einem vereidigten Übersetzer ist offiziell bestätigt. Der Übersetzer haftet für die Richtigkeit. Deshalb akzeptieren Notare und das Handelsregister nur beglaubigte Übersetzungen.
Das Mindeststammkapital einer GmbH beträgt 25.000 €. Davon musst du mindestens die Hälfte, also 12.500 €, vor der Handelsregister-Anmeldung auf das Geschäftskonto einzahlen. Den Rest kannst du später einzahlen. Du brauchst einen Einzahlungsnachweis der Bank für den Notar.
Der Notar ist eine unabhängige Person, die den Gesellschaftsvertrag beurkundet und die Unterschriften beglaubigt. Ohne notarielle Beurkundung ist der Vertrag nicht gültig. Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis beim Amtsgericht. Hier wird deine GmbH offiziell eingetragen. Der Notar meldet die GmbH beim Handelsregister an.
Ja, jede GmbH braucht einen Sitz in Deutschland. Das muss eine ladungsfähige Anschrift sein, kein Postfach. Wenn du keine eigene Adresse hast, kannst du einen Firmensitz-Service nutzen. Diese bieten eine offizielle Geschäftsadresse an, an der Post empfangen und weitergeleitet wird.
Die beglaubigte Übersetzung selbst hat kein Verfallsdatum. Sie bleibt gültig, solange sich das Originaldokument nicht geändert hat. Bei manchen Dokumenten wie Kontoauszügen kann die Behörde allerdings verlangen, dass sie aktuell sind. Ein drei Monate alter Kontoauszug wird möglicherweise nicht mehr akzeptiert.
Unsere beglaubigten Übersetzungen werden in der gesamten EU anerkannt. Wenn du also später in einem anderen EU-Land Geschäfte machen willst, kannst du dieselben Übersetzungen verwenden. Für Länder außerhalb der EU können zusätzliche Anforderungen gelten, zum Beispiel eine Apostille. Prüfe das vorher bei der zuständigen Behörde.
Das Handelsregister teilt dir mit, was fehlt oder was geändert werden muss. Du behebst die Mängel und reichst die Unterlagen erneut ein. Das kostet Zeit, manchmal auch zusätzliche Notargebühren. Deshalb ist es wichtig, von Anfang an alle Dokumente vollständig und korrekt vorzubereiten. Beglaubigte Übersetzungen sind ein wesentlicher Teil davon.
Die Standardlieferung dauert 3-4 Werktage. Du erhältst zuerst das PDF per E-Mail, das Original mit Stempel und Unterschrift kommt dann per Post. Wenn du es eilig hast, gibt es eine Express-Option: Das PDF bekommst du innerhalb von 24 Stunden (Montag bis Freitag).
Deine GmbH-Gründung kann losgehen
Du weißt jetzt, welche Dokumente du brauchst und wie der Prozess abläuft. Der nächste Schritt: Lass deine Unterlagen beglaubigt übersetzen. In wenigen Tagen hast du alles, was der Notar und das Handelsregister von dir verlangen. Foto machen, hochladen, fertig.
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